随着企事业单位的各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储迅速膨胀，传统的档案管理方式与技术手段已不能满足实际需要，RFID技术的出现与应用给档案管理带来信息化与自动化，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式。

智能档案管理系统由存取管理、查询管理、盘点管理、安保、环境监测及RFID数据管理等6个子系统构成。整体采用先进的RFID技术和成熟的计算机软件技术，在各个管理环节，以RFID作为信息存储媒介，利用pda手机、固定RFID读写器、通道式RFID读写设备，紧密配合后台数据库管理系统，全方位实现档案资料工作过程的信息化管理。

在整个系统的部署中，物联pda手机在档案存放室帮助快速完成档案存放、档案借取、档案归还、档案查询等工作。